Comment devez-vous organiser votre personnel ? Engager des entrepreneurs indépendants (parfois appelés «freelance», «contractuels» ou simplement «sous-traitants») peut faire économiser à votre entreprise des coûts, du temps et de l’énergie. Cependant, cela comporte également un risque important d ‘«erreur de classification» : cela se produit lorsqu’une entreprise a traité une personne comme un entrepreneur alors qu’elle aurait dû le traiter comme un employé. Une classification erronée peut entraîner une facture fiscale importante, des pénalités et des montants dus aux employés.
Dans ce guide, nous expliquons la différence entre entrepreneurs indépendants et employés, et définissons les mesures que vous pouvez prendre pour atténuer le risque d’erreur de classification.
L’essor des entrepreneurs indépendants
Il y a eu une croissance importante du recours à des entrepreneurs indépendants, plutôt qu’à des employés, au cours des dernières années. L’étude “Freelancing in America” d’Upwork en 2019 a indiqué que 35% des travailleurs américains sont actuellement des freelances, soit une augmentation de 4 millions depuis 2014. L’augmentation du nombre de freelances travaillant à temps plein a également été le plus frappant, passant de 17 à 28 points de pourcentage pendant cette période. Tout indique que la COVID-19 a accéléré la tendance actuelle à embaucher des entrepreneurs indépendants plutôt que des employés permanents.
Alors que la pratique est devenue plus populaire, la différence entre un employé et un entrepreneur se rétrécit : par exemple, les réformes législatives (lien en anglais) mises en place en Californie et dans l’État de New York imposent bon nombre des mêmes obligations aux entreprises, qu’elles engagent des entrepreneurs ou des employés.
Néanmoins, bien que la distinction entre les entrepreneurs et les employés demeure, les entreprises doivent gérer le risque d’erreurs de classification.
Qu’est-ce qu’un entrepreneur indépendant ?
Les contrats sont le principal outil juridique d’une entreprise pour protéger ses droits. Une entreprise peut conclure des contrats pour louer ou acheter des biens. Une entreprise peut également conclure des contrats de services auprès de particuliers. Nous appelons les personnes engagées dans le cadre de ce contrat un entrepreneur «indépendant», car ils travaillent «sans lien de dépendance» avec l’entreprise. En revanche, le travail d’un employé est plus étroitement lié aux opérations de l’entreprise elle-même. C’est une manière vague de décrire la différence entre les deux types d’employés. Mais comme nous l’expliquerons ci-dessous, il n’y a pas de test concluant quant à savoir si une personne est un employé ou un entrepreneur – il faut peser une gamme de considérations différentes. Nous expliquons cela plus en détail ci-dessous.
Quels sont les avantages de faire appel à des entrepreneurs indépendants ?
Il y a plusieurs avantages à engager des entrepreneurs indépendants. Ceux-ci inclus :
- Le coût. Les entrepreneurs ne bénéficient pas de tous les avantages sociaux. Cela signifie que votre entreprise n’est pas tenue d’administrer une gamme d’avantages qu’elle serait autrement tenue de proposer. Ces prestations obligatoires peuvent inclure des cotisations d’assurance et de retraite et des congés payés;
- La flexibilité. En général, les entrepreneurs peuvent être licenciés plus facilement que les employés. Cela facilite l’augmentation et la réduction de la taille de votre main-d’œuvre en fonction des besoins de l’entreprise à un moment donné;
- La facilité de conformité. Alors que les obligations de conformité envers les entrepreneurs se multiplient ces dernières années (voir la note ci-dessus), en général, les entreprises ont beaucoup moins d’obligations légales et de conformité envers les entrepreneurs qu’à l’égard des employés.
Pour en savoir plus sur les avantages et les inconvénients de l’embauche d’entrepreneurs et d’employés, voir l’article suivant : Quels sont les avantages et inconvénients de recourir à des entrepreneurs internationaux?
Quel est le risque de classification erronée des employés ?
Les avantages de faire appel à des entrepreneurs indépendants sont plus avantageux pour l’entreprise, ainsi de nombreuses entreprises préfèrent embaucher des entrepreneurs plutôt que des employés. Cela présente cependant un risque. Celui de «mal classer» les employés comme freelances là où ils sont ou devraient être traités comme des employés. Le souci des régulateurs provient que les entreprises privent les employés des avantages auxquels ils ont droit (comme l’assurance, les cotisations de retraite et les congés payés).
Les agences fiscales craignent également que cela réduise la prise fiscale globale (car les entrepreneurs sont responsables du paiement de leurs propres impôts).
En conséquence, dans divers pays, les régulateurs sévissent contre les entreprises. Nous expliquons la classification plus en détail ci-dessous.
Comment déterminez-vous si une personne est un entrepreneur ou un employé ?
Le test appliqué aux États-Unis repose sur trois questions clés :
- Le contrôle comportemental : l’entreprise est-elle en mesure de diriger et de contrôler l’employé, même si ce droit n’est pas exercé ? Le contrôle comportemental pourrait être démontré par le type d’instructions données, le degré d’instruction (plus d’instructions indiquent un emploi) et les procédures ou méthodes de formation (la présence d’une formation est plus indicative d’un employé);
- Le contrôle financier : l’entreprise est-elle en mesure de diriger ou de contrôler les aspects financiers et commerciaux du travail de l’employé ? Les facteurs pertinents comprennent le mode de paiement (les paiements réguliers peuvent indiquer un emploi), si l’employé est libre de chercher du travail ailleurs (plus susceptible d’être un entrepreneur) et si ses dépenses sont généralement remboursées (sinon, elles sont moins susceptibles être un entrepreneur).
- La Relation : comment l’employé et l’entreprise perçoivent-ils leur interaction l’un avec l’autre? Les informations pertinentes incluront la manière dont tout contrat écrit décrit la relation à créer, l’existence d’avantages et le degré de permanence de la relation sont tous pertinents.
De nombreux autres pays font des distinctions similaires entre les entrepreneurs et les employés, y compris le Royaume-Uni et l’Australie.
Veuillez noter que les considérations ci-dessus ne sont pas des critères juridiques : aucun facteur ou ensemble de facteurs ne doit être présent pour qu’une personne soit classée comme entrepreneur plutôt que comme employé. Il s’agit de peser les facteurs pour chaque cas individuel pour arriver à un jugement global.
Comment gérer au mieux le risque de mauvaise classification ?
Afin de gérer au mieux le risque de classification erronée d’un employé en tant qu’entrepreneur, nous vous recommandons :
- Développer une stratégie de ressources humaines (RH). Votre entreprise doit avoir un plan en place pour que l’entreprise détermine la proportion appropriée de freelance et d’employés. Par exemple, Upwork, importante plate-forme internationale de sous-traitance / de freelance, a constaté qu’environ 450 employés à temps plein pour 1 100 sous-traitants constituent le bon mélange pour ses besoins commerciaux. Être intentionnel à l’égard de la main-d’œuvre réduit les chances d’engager une personne comme entrepreneur alors qu’il aurait dû être employé;
- Vérifiez régulièrement le statut des employés. La relation entre un employé et une entreprise est dynamique et évolue avec le temps. Les rôles doivent être régulièrement revus pour s’assurer que les employés sont toujours correctement classés;
- Envisagez d’externaliser des fonctions non essentielles. En externalisant des fonctions (comme la paie, les ressources humaines ou l’administration des avantages sociaux), une entreprise peut minimiser le nombre total d’employés à embaucher;
- Considérez le portage salarial international. L’agence de portage salarial devient l’ “employeur de référence” de votre main-d’œuvre. Cela signifie que l’agence de portage salarial assume des obligations de conformité et fiscales pour vos employés. Notez que, selon le pays d’opération, il peut s’agir d’un accord de «co-emploi», dans lequel votre entreprise conserve encore une certaine responsabilité pour les employés.
Conclusion
Lorsqu’elles prennent des décisions stratégiques en matière de ressources humaines, les entreprises doivent examiner attentivement si des entrepreneurs indépendants ou des employés ou une combinaison des deux constituent le meilleur choix pour leur entreprise. Pour cela, il faut avoir une compréhension approfondie de la différence entre un entrepreneur et un employé. Dans le cadre d’une expansion internationale, Horizons vous conseille sur les meilleures options pour votre entreprise, qui peuvent inclure l’externalisation ou une solution de portage salarial international.
