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Risiko der Fehlklassifizierung Mitarbeitende vs. Freelancer:innen

Eine Fehlklassifizierung von Freelancer:innen bzw. Auftragnehmern liegt vor, wenn ein Arbeitgeber eine:n Arbeitnehmer:in fälschlicherweise als unabhängige:n Freelancer:in bzw. Auftragnehmer:in und nicht als Arbeitnehmer:in einstuft.

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Bewerten Sie das Risiko der Fehlklassifizierung Ihrer Arbeitskraft

Beantworten Sie 10 Fragen, um eine falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Freelancer:in zu vermeiden

Wo wohnt der/die Arbeitnehmer:in?
Können die Arbietskräfte ihre Arbeitszeiten und -methoden selbstständig bestimmen, ohne an Anwesenheitsvorschriften gebunden zu sein?

Horizons Tipp

Um den unabhängigen Status eine:r Freelancer:in bzw. eine:r Auftrangnehmer:in aufrechtzuerhalten, ist es entscheidend, dass er/sie die Freiheit behält, zu entscheiden, wann, wo und wie die Aufgaben ausgeführt werden, vorausgesetzt, er/sie erreicht die im Vertrag festgelegten Ergebnisse. Eine allzu detaillierte Überwachung und Kontrolle kann das Risiko einer Fehlklassifizierung erhöhen. Es ist wichtig, die Unabhängigkeit des Auftragnehmers im Arbeitsansatz zu priorisieren, um sicherzustellen, dass er/sie als solche:r eingestuft bleibt.

Hat die Arbeitskraft Elemente, wie eine Firmen-E-Mail, die ihn/sie in Ihre Organisationsstruktur einfügen?

Horizons Tipp

Freelancer:innen bzw. Auftragnehmer:innen sollten idealerweise eine klare Trennung von den eigenen Mitarbeitenden aufrechterhalten. Eine Vermischung durch eine zu enge Integration, beispielsweise durch die Ausgabe einer Firmen-E-Mail, kann das Risiko einer Fehlklassifizierung erhöhen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Auftragnehmer:innen bei der Erfüllung der Vertragsbedingungen Autonomie bei ihrer Arbeit behalten und eine Überwachung oder Kontrolle zu vermeiden, die ihren unabhängigen Status gefährden könnte.

Kann der/die Freelancer:in bzw. Auftragnehmer:in während der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen auch mit anderen Unternehmen oder Kunden zusammenarbeiten?

Horizons Tipp

Die Einschränkung der Möglichkeit eines Auftragnehmers, mit anderen Kunden zusammenzuarbeiten, kann auf ein beschäftigungsähnliches Verhältnis zu ihm/ihr hinweisen. Je mehr Freiheit und Flexibilität ein:e Auftragnehmer:in bei der Entscheidung über die Arbeitsverhältnisse und Kundenengagements besitzt, desto weniger ähnelt er/sie traditionellen Arbeitnehmenden. Ein "Ja" impliziert, dass er/sie frei ist, andere Projekte oder Kunden zu übernehmen, während ein "Nein" darauf hindeutet, dass er/sie während der Dauer seiner Tätigkeit ausschließlich Ihrem Unternehmen verpflichtet ist.

Wer ist verantwortlich für die Bereitstellung der erforderlichen Werkzeuge und die Übernahme der Kosten für die Erbringung der Dienstleistungen?

Horizons Tipp

Wenn ein:e Auftragnehmer:in in eigene Werkzeuge investiert und diese nutzt und seine Betriebskosten selbst trägt, unterstreicht dies seine Unabhängigkeit weiter. Wenn hingegen das Unternehmen die gesamte notwendige Ausrüstung bereitstellt und die laufenden Kosten trägt, kann dies eher auf ein Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis hindeuten und möglicherweise Bedenken hinsichtlich einer Fehlklassifizierung aufwerfen.

Stellt das Unternehmen dem/der Auftragnehmer:in Schulungen zur Verfügung?

Horizons Tipp

Schulungen für Freelancer:innen bzw. Auftragnehmer:innen anzubieten kann die Grenze zwischen ihnen und regulären Mitarbeitenden verwischen. Unabhängige Auftragnehmer:innen verfügen in der Regel über ihr eigenes Fachwissen, und Schulungen könnten auf eine tiefere Integration mit dem Unternehmen hindeuten. Es ist wichtig, Klarheit zu bewahren, um sicherzustellen, dass ihr unabhängiger Status nicht gefährdet wird.

Erhält der/die Freelancer:in bzw. Auftragnehmer:in dieselben Vergünstigungen und Benefits wie Ihre regulären Mitarbeitenden?

Horizons Tipp

Die Gewährung von Vorteilen wie Gesundheitsversicherung, Altersvorsorge, Aktienoptionen und Zulagen an Freelancer:innen bzw. Auftragnehmer:innen kann die Grenze zwischen ihnen und festangestellten Mitarbeitenden verwischen. Während solche Vorteile verlockend sein können, ist es wichtig, zwischen Auftragnehmer:innen und Mitarbeitern:innen zu unterscheiden, um potenzielle Fehlklassifikationen zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass die angebotenen Vorteile dem unabhängigen Status des Auftragnehmers entsprechen.

Wie lange planen Sie, die Dienstleistungen des Freelancers bzw- Auftragnehmers in Anspruch zu nehmen?

Horizons Tipp

Ein unbefristeter Einsatz eines Freelancers bzw. Auftragnehmers kann einem unbefristeten Arbeitsverhältnis ähneln. In der Regel werden Auftragnehmer:innen für bestimmte Aufgaben oder Projekte mit klaren Zeitvorgaben eingestellt. Die Sicherstellung einer definierten Dauer oder eines Projektumfangs kann bei der Unterscheidung zwischen Arbeitnehmer:innen und Freelancer:innen bzw. Auftragnehmer:innen helfen und das Risiko einer Fehlklassifizierung verringern.

Wie wird die Vergütung des Freelancers bzw. Auftragnehmers festgelegt?

Horizons Tipp

Die Art und Weise der Vergütung eines Freelancers bzw. Auftragnehmers kann auf sein/ihr Arbeitsverhältnis zum Unternehmen hinweisen. Feste Monatsgebühren können angestellten Mitarbeitern ähneln, während variable Vergütungen oder meilensteinbasierte Zahlungen häufig die Unabhängigkeit und den projektorientierten Ansatz des Auftragnehmers unterstreichen. Es ist wichtig, die Zahlungsmethode auf die Art des Auftragsverhältnisses abzustimmen, um mögliche Klassifizierungsprobleme zu vermeiden.

Wie viele Stunden pro Woche wird von dem/der Freelancer:in bzw. Auftragnehmer:in erwartet, dass er/sie sich den Aufgaben Ihres Unternehmens widmet?

Horizons Tipp

Freelancer:innen bzw. Auftragnehmer:innen, die regelmäßig viele Stunden leisten, insbesondere solche, die Vollzeitverpflichtungen ähneln, können eher als Angestellte, als als unabhängige Dienstleister:innen betrachtet werden. Es ist wichtig, die geleisteten Stunden zu bewerten, um sicherzustellen, dass der Status des Auftragnehmers mit seinem/ihrem tatsächlichen Arbeitsmuster übereinstimmt und nicht versehentlich zu einer traditionellen Arbeitnehmerrolle tendiert.

Hire borderless talent with Horizons

Da sich Unternehmen an sich verändernde Marktschwankungen anpassen, sind Flexibilität und Agilität der Weg nach vorne! Sowohl für moderne Startups als auch für große Unternehmen greifen globale Personalmanager:innen (HR) häufig auf Auftragnehmer:innen oder Freelncer:innen zurück, um unmittelbare Bedürfnisse zu decken. Diese Mitarbeiter:innen bringen spezialisierte Fähigkeiten mit, sodass Unternehmen auf Fachwissen zurückgreifen können, ohne sich langfristig zur Einstellung von Vollzeitmitarbeiter:innen verpflichten zu müssen. Doch irgendwann stellt sich die Frage: Wann, wie und warum sollte ich eine:n Auftragnehmer:in oder Freelancer:in in ein Vollzeit-Teammitglied umwandeln?

Dieses Thema befasst sich mit einer entscheidenden Phase der Mitarbeiterklassifizierung, die viele Unternehmen im Laufe ihres Wachstums und ihrer Entwicklung durchlaufen. Es geht um den entscheidenden Entscheidungsprozess, der festlegt, ob eine temporäre Vereinbarung in eine permanente Anstellung überführt werden sollte.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für diesen Wechsel?

Das Timing ist entscheidend. Es ist wichtig, die Auslöser zu verstehen, die auf das Potenzial eines Auftragnehmers für eine Vollzeitstelle hinweisen. Faktoren wie Projektlanglebigkeit, gleichbleibende Arbeitsbelastung und Übereinstimmung mit der Unternehmenskultur spielen eine Rolle.

Wie navigiere ich diesen Übergang effektiv?

Die Umstellung von einer/m Auftragnehmer:in auf eine:n Mitarbeiter:in erfordert die Beachtung rechtlicher, finanzieller und logistischer Vorschriften. In diesem Artikel beleuchten wir den Prozess für eine nahtlose Umwandlung – von der Erstellung eines Arbeitsvertrags bis hin zum Management komplexer Übergänge und der Neubewertung von Vorteilen

Warum sollte ich diese Umstellung überhaupt in Betracht ziehen?

Neben taktischen Überlegungen ist es wichtig, die größeren Auswirkungen zu verstehen. Die Umwandlung von unabhängigen Arbeitskräften kann zu einer stärkeren Bindung, einer verbesserten Unternehmenskultur, einer stärkeren Markenwahrnehmung und einer stabileren Belegschaft führen. Sie verbessert auch die Fähigkeit Ihres Unternehmens, wertvolle Fachkenntnisse langfristig zu bewahren und zu fördern.

Ob Sie nun als Personalverantwortliche:r nach Orientierung in diesem Übergang suchen oder als Unternehmer:in die Komplexität der Mitarbeiterklassifizierung meistern müssen – das Verständnis des Wann, Wie und Warum der Umwandlung von Auftragnehmer:innen oder Freelancer:innen in festangestellte Mitarbeiter:innen ist entscheidend, um das anhaltende Wachstum und den Erfolg Ihres Unternehmens zu sichern..

In den folgenden Abschnitten tauchen wir tief in diese Aspekte ein und bieten Ihnen Einblicke und Strategien, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die mit den einzigartigen Anforderungen und Zielen Ihrer Belegschaft übereinstimmen.

Wie definieren Sie einen Vollzeitbeschäftigten?

Vollzeitbeschäftigte benötigen Anweisungen und Aufsicht von ihren Arbeitgebern bei der Ausführung ihrer Aufgaben. Sie arbeiten auf der Grundlage eines Vollzeitvertrags und sind bei Anleitung und Leistungsmanagement auf ihren Arbeitgeber angewiesen. Der Arbeitgeber ist für die Überwachung und Kontrolle ihrer Arbeit und Leistung sowie für die Berichterstattung, Lohnzahlung und Steuerverwaltung in ihrem Namen verantwortlich.

Um festzustellen, ob Ihre Arbeitnehmer:innen korrekt als Vollzeitbeschäftigte oder unabhängige Auftragnehmer:innen eingestuft werden sollten, sollten die folgenden Faktoren berücksichtigt werden:

Beziehung: Sind Ihre Mitarbeiter in den Aufbau von Beziehungen zu Kunden oder Klienten eingebunden? Arbeiten sie eng mit anderen Teams innerhalb des Unternehmens zusammen?

Finanzielle Kontrolle: Zahlen Sie Lohnsteuer? Kontrollieren Sie Leistungen wie Krankentage und Urlaub? Bestimmen Sie die Gehaltssätze?

Verhaltenskontrolle: Planen Sie die Arbeitszeiten und Methoden zur Ausführung von Aufgaben im Namen Ihres Mitarbeiters?

Wenn Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit „Ja“ beantworten, ist es wahrscheinlich, dass Ihr:e Mitarbeiter:in als Vollzeitangestellte:r klassifiziert werden sollte.

Wer ist ein.e unabhängige:r Freelacer:in?

Unabhängige Freelancer:innen bzw. Auftragnehmer:innen agieren als separate Geschäftseinheit. Sie erbringen Dienstleistungen gegen Bezahlung. Im Gegensatz zu einem/r Vollzeitmitarbeiter:in vereinbaren Sie die Arbeit, Details zum Zeitplan und die Bezahlung, bevor Sie einen Arbeitsvertrag mit ihnen abschließen.

Unabhängige Auftragnehmer:innen stellen dem Unternehmen Rechnungen für ihre Dienstleistungen. Sie arbeiten auf Projektbasis oder im Rahmen eines kurzfristigen Vertrags. Sie verwalten auch ihre eigene Ausrüstung und Vorräte und sind für die Zahlung ihrer eigenen Steuern verantwortlich, einschließlich lokaler, staatlicher, bundesstaatlicher und Sozialversicherungssteuern. Sie haben in der Regel keinen Anspruch auf gesetzlich vorgeschriebene Krankenversicherung oder andere Sozialleistungen.

Ähnlich wie bei einem/r Zeitarbeiter:in ist ein:e Auftragnehmer.in eine vorübergehende Ressource, die unabhängig von Ihrem Unternehmen oder Geschäft agiert. Viele Startups entscheiden sich aufgrund der Flexibilität und der geringeren Kosten für Freelancer:innen und schließen Vereinbarungen ab, die denen von Auftragnehmer:innen ähneln.

Es gibt jedoch immer rechtliche Risiken, die mit der Einstellung von unabhängigen Auftragnehmer:innen oder Freelancer:innen verbunden sind. Dazu gehören unter anderem Fehlmanagement, mangelnde Kontrolle über die erbrachte Arbeit, rechtliche Haftung, Strafen und mehr.

Unabhängige Auftragnehmer:inVollzeit-Angestellte
Bezahlung pro ProjektBezahlung eines Gehaltes
Steuern werden selbst bezahltEinbehaltung der Steuern vom Arbeitgeber
Eigengenutztes EquipmentEquipment des Unternehmens
Arbeiten außerhalb eines Unternehmens-standortes

Berichten an ein Unternehmensbüro und arbeiten remote, vor Ort oder hybrid

Arbeiten wann und wo sie wollen

Vom Arbeitgeber vorgegebene Arbeitszeit

Warum sollte ich von Auftragnehmer:innen zu Vollzeitangestellten wechseln?

Für Teams, die mit globalen Talenten zusammenarbeiten, hat sich ein Trend hin zur Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen oder Freelancer:innen anstelle von Vollzeitbeschäftigten entwickelt. Dies soll den Aufwand im Zusammenhang mit den rechtlichen Bestimmungen bei der internationalen Einstellung vermeiden.
Unternehmen, die dieses Modell nutzen, können sich jedoch dem Risiko einer Fehlklassifizierung von Auftragnehmer:innen aussetzen, wenn die Aufgaben eines Auftragnehmers eher denen eines Vollzeitbeschäftigten ähneln.

Lassen Sie uns die Vorteile der Umwandlung von Auftragnehmer:innen in Vollzeitbeschäftigte diskutieren:

Vorteil 1: Erhöhte Bindung
EOR-Vereinbarungen führen oft zu einer stärkeren Mitarbeiterbindung, da sich diese stärker in die langfristige Vision des Unternehmens integriert fühlen.

Vorteil 2: Konsistente und stabile Belegschaft
EOR trägt zur Aufrechterhaltung einer stabilen Belegschaft bei und reduziert den Bedarf an kontinuierlicher Rekrutierung und Einarbeitung.

Vorteil 3: Tiefere kulturelle Ausrichtung
Festangestellte Mitarbeiter passen eher zur Unternehmenskultur und fördern ein harmonisches Arbeitsumfeld.

Vorteil 4: Verbesserte Loyalität
Mitarbeiter:innen bleiben tendenziell länger im Unternehmen, was die Fluktuationskosten senkt und das institutionelle Wissen bewahrt.

Vorteil 5: Bindung von Top-Talenten
EOR bietet Zugang zu Vorteilen wie Gesundheitsversorgung, Altersvorsorge und bezahltem Urlaub, was dabei helfen kann, Top-Talente zu gewinnen und zu halten.

Vorteil 6: 100%Rechtliche Compliance
Die Umstellung auf EOR gewährleistet die Einhaltung der Arbeitsgesetze und reduziert rechtliche Risiken im Zusammenhang mit der Fehlklassifizierung von Auftragnehmern.

Vorteil 7: Höhere Produktivität
Festangestellte Mitarbeiter:innen erhalten eher umfassende Schulungen, was zu höheren Fähigkeiten und gesteigerter Produktivität führt.

Vorteil 8: Karriereentwicklung
EOR-Vereinbarungen bieten einen klaren Karriereweg und Entwicklungsmöglichkeiten, was die Mitarbeiter:innen motiviert, sich weiterzuentwickeln.

Vorteil 9: Bessere Teamintegration
EOR-Mitarbeiter:innen integrieren sich oft besser in Teams, was zu verbesserter Zusammenarbeit und Produktivität führt.

Vorteil 10: Langfristige Ausrichtung
Die Umstellung auf EOR ermöglicht eine bessere langfristige Personalplanung und die Ausrichtung der Personalstrategie auf die Unternehmensziele.

Wann sollte ich eine:n Auftragnehmer:in in eine:n Mitarbeiter:in umwandeln?

Beim Umwandeln eines unabhängigen Auftragnehmers oder Freelancers in eine:n Vollzeitmitarbeiter:in gibt es mehrere wichtige Überlegungen für Arbeitgeber.

Es wird empfohlen, sich mit einem/r qualifizierten Anwalt/Anwältin für internationales Arbeitsrecht oder einem/r Expert:in für internationale Einstellung in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass der Umwandlungsprozess allen relevanten Gesetzen und Vorschriften entspricht. Mit Horizons können Sie Auftragnehmer:innen, die weltweit tätig sind, in Vollzeitmitarbeiter:innen umwandeln. Klicken Sie auf den Button unten, um noch heute zu beginnen.

Hier sind vier wichtige Gründe, die Sie bei der Umwandlung eines unabhängigen Auftragnehmers oder Freiberuflers in eine:n Vollzeitbeschäftigte:n beachten sollten:

Grund 1: Rechtliche Compliance und Risikominimierung

Die Umwandlung eines Auftragnehmers in eine:n Mitarbeiter:in mindert die Risiken im Zusammenhang mit Fehlklassifizierung und Arbeitsrecht, wodurch eine stabile und konforme Belegschaft gewährleistet wird.

Grund 2: Kritische Rolle und langfristiger Bedarf

Wenn ein:e Auftragnehmer:in eine zentrale Rolle spielt, die für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend ist, sichern Sie Ihre Kernkompetenzen durch die Umwandlung in einen Vollzeitbeschäftigten.

Grund 3: Kosteneffektive Lösung

Ein:e Auftragnehmer:in, der/die regelmäßig eine bestimmte Anzahl von Stunden leistet, signalisiert nicht nur Effizienz, sondern führt auch zu Kosteneffizienz, wenn er/sie zu einem/r Mitarbeiter:in wird.

Grund 4: Rollenentwicklung und Expertise

Da die Verantwortung eines Auftragnehmers wächst und er/sie spezialisiertes Wissen ansammelt, stellt der Übergang in eine Vollzeitstelle sicher, dass Sie sein/ihr Fachwissen behalten.

Rechtlichen Überlegungen zur Umwandlung eines Auftragnehmers zu einem/r Arbeitnehmer:in?

Die Umwandlung eines Auftragnehmers in eine:n Vollzeitmitarbeiter:in ist eine bedeutende Veränderung , die verschiedene rechtliche, lohn- und leistungsbezogene Überlegungen erfordert, um die gesetzliche Einhaltung der Arbeitsgesetze und -vorschriften sicherzustellen.

Hier sind einige wesentliche rechtliche Aspekte, die zu beachten sind:

  1. Beschäftigungsvereinbarungen: Überprüfen und überarbeiten Sie die Vereinbarung des Auftragnehmers, um einen neuen Arbeitsvertrag zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Bedingungen wie Arbeitsaufgaben, Vergütung, Leistungen und Kündigungsbedingungen enthalten sind.

  2. Arbeiterklassifikation: Stellen Sie sicher, dass die Klassifikation der Mitarbeiter:innen den rechtlichen Richtlinien in der Region entspricht. Eine falsche Klassifizierung von Mitarbeiter:innen als Auftragnehmer oder umgekehrt kann zu rechtlichen Strafen, Rufschädigung und Haftungen führen.

  3. Lohn- und Arbeitszeitgesetzgebung: Verstehen und befolgen Sie die Gesetze zu Löhnen und Arbeitszeiten, einschließlich Mindestlohn, Überstundenvergütung und Aufbewahrungspflichten. Übertragene Mitarbeiter müssen eine faire Vergütung für ihre Arbeit erhalten.

  4. Steuerabzug: Die Implementierung geeigneter Steuerabzugsverfahren für Einkommenssteuer, Sozialversicherung und Krankenversicherung ist obligatorisch. Arbeitgeber sind verpflichtet, Steuern für alle ihre Vollzeitmitarbeiter:innen abzuziehen und abzuführen.

  5. Leistungen und Zusatzvergütungen: Bestimmen Sie, welche Mitarbeiterleistungen und -vergünstigungen der umgewandelte Mitarbeiter:innen erhalten wird, wie z.B. Krankenversicherung, Altersvorsorgepläne, bezahlter Urlaub und andere Zusatzleistungen.

  6. Wettbewerbsverbote und Geheimhaltungsvereinbarungen: Überprüfen Sie bestehende Wettbewerbsverbote oder Geheimhaltungsvereinbarungen, um sicherzustellen, dass diese nach der Umwandlung weiterhin gültig und durchsetzbar sind.

  7. Unfallversicherung: Stellen Sie sicher, dass der/die umgewandelte Mitarbeiter:in durch eine Unfallversicherung abgedeckt ist, wie es die staatlichen Gesetze vorschreiben. Diese Versicherung deckt Verletzungen oder Krankheiten am Arbeitsplatz ab.

  8. Urlaubs- und FMLA-Rechte: Verstehen und befolgen Sie die bundesstaatlichen und lokalen Gesetze zu Urlaubsansprüchen, einschließlich des Family and Medical Leave Act (FMLA), falls anwendbar. Bestimmen Sie, wie angesammelte Urlaubsansprüche während der Umwandlung gehandhabt werden.

  9. Antidiskriminierungsgesetze: Halten Sie sich an Antidiskriminierungsgesetze, wie den Title VII des Civil Rights Act und das Americans with Disabilities Act (ADA). Stellen Sie sicher, dass Einstellungs- und Arbeitsplatzpraktiken keine geschützten Klassen diskriminieren.

  10. Aufzeichnungspflichten: Führen Sie genaue Aufzeichnungen über die Beschäftigung des Mitarbeiters, einschließlich Lohnaufzeichnungen, Steuerformulare und alle Dokumente zu Beschäftigungsentscheidungen.

  11. Abfindung und Kündigung: Das Verständnis, die Kommunikation und die klare Darstellung von Abfindungs- und Kündigungspolitiken im Arbeitsvertrag, einschließlich Kündigungsfristen und Kündigungsbedingungen, sind entscheidend.

  12. Rechtlichen Rat einholen: Suchen Sie rechtlichen Rat oder konsultieren Sie eine:n Arbeitsrechtler:in, um sicherzustellen, dass der Umwandlungsprozess allen geltenden bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Arbeitsgesetzen und -vorschriften entspricht.

Es ist wichtig, gründliche Sorgfaltspflichten durchzuführen und rechtliche Expert:innen zu konsultieren, um die rechtlichen Komplikationen bei der Umwandlung eines Auftragnehmers in eine:n Mitarbeiter:in zu bewältigen, da Nichteinhaltung zu rechtlichen Streitigkeiten, Geldstrafen und Rufschädigung für Ihre Organisation führen kann.

Klingt stressig? Horizons kann Ihnen helfen, 100% gesetzliche Compliance bei der Umwandlung von Teilzeitmitarbeiter:innen, Freelancer:innen oder Auftragnehmer:innen in Vollzeitmitarbeiter:innen aufrechtzuerhalten.

Was passiert, wenn ich meine:n Auftragnehmer:in nicht in eine:n Vollzeitmitarbeiter:in umwandle?

Die verspätete Umwandlung eines unabhängigen Freelancers bzw. Auftragnehmers, insbesondere wenn diese:r in Vollzeit beschäftigt ist, kann das Risiko einer Fehlklassifizierung erhöhen. Eine Fehlklassifizierung liegt vor, wenn die Behörden feststellen, dass die Rolle des Auftragnehmers die eines Arbeitnehmers sein sollte. Eine solche Fehlklassifizierung kann zu erheblichen Geldstrafen für das Unternehmen führen

Lassen Sie uns einige bekannte Fälle von Fehlklassifizierung betrachten, die von internationalen Medien behandelt wurden:

1. Uber und Lyft:
In verschiedenen US-Bundesstaaten hatten Fahrdienstvermittler wie Uber und Lyft rechtliche Probleme bezüglich der Einstufung von Fahrer:innn als unabhängige Auftragnehmer:innen. Viele staatliche Gerichte haben angeordnet, dass Fahrer:innen als Arbeitnehmer:innen umklassifiziert werden müssen, was möglicherweise zu erheblichen Veränderungen in Arbeitsbedingungen und Leistungen führen könnte.

2. Deliveroo:
Lebensmittel-Lieferdienste wie Deliveroo in Großbritannien standen vor Herausforderungen bei der Einstufung ihrer Kuriere als Selbstständige. Es wurde entschieden, dass einige dieser Auftragnehmer:innen als Arbeitnehmer:innen eingestuft werden sollten, was sie zu einem Mindestlohn und bezahltem Urlaub berechtigt.

3. Kalifornische Transportunternehmen:
Lastwagenverkehrsunternehmen in Kalifornien sind in Fehlklassifizierungsstreitigkeiten im Zusammenhang mit Lkw-Fahrer:innen verwickelt. Das Gesetz AB5 zielt darauf ab, viele unabhängige Auftragnehmer:innen in verschiedenen Branchen als Arbeitnehmer:innen umzuklassifizieren. Dies hat jedoch zu Rechtsstreitigkeiten zwischen Transportunternehmen über die Arbeitnehmerklassifizierung geführt.

4. Didi Chuxing:
In China standen Mietwagenunternehmen wie Didi Chuxing (ehemals Didi Dache) bei der Einstufung ihrer Fahrer:innen als Auftragnehmer:innen unter Beobachtung. Ähnlich wie in den USA haben einige Fahrer für den Arbeitnehmerstatus argumentiert, um Zugang zu Sozialleistungen und anderen Vergünstigungen zu erhalten.

5. Gojek and Grab:
Indonesien hat Fehlklassifizierungsstreitigkeiten im Zusammenhang mit unabhängigen Arbeitnehmer:innnen auf Online-Kanälen erlebt. Fahrer:innen für Lieferdienste wie Gojek und Grab haben die korrekte Einstufung von Auftragnehmer:innen als Vollzeitbeschäftigte gefordert und Leistungen wie Krankenversicherung, bezahlten Urlaub und andere Vorteile angestrebt.

6. Coupang Eats:
Technologieunternehmen in Südkorea standen ebenfalls unter genauer Beobachtung bei der Einstufung von Lieferant:innen für Apps wie Coupang Eats. Lieferant:innen haben lange Arbeitszeiten und begrenzten Arbeitsschutz diskutiert, was Gespräche über eine mögliche Umklassifizierung in Vollzeitbeschäftigung auslöste.

Diese Beispiele veranschaulichen die anhaltenden Herausforderungen und rechtlichen Komplexitäten bei der Arbeitnehmerklassifizierung in verschiedenen Geschäftsarten und Ländern.

Es gibt jedoch einen einfacheren Weg, von einem Auftragnehmer zu einem Arbeitnehmer zu wechseln, und zwar über eine Professional Employer Organization (PEO). PEOs wie Horizons fungieren im Wesentlichen als Einheit im Land Ihres Mitarbeiters, sodass Sie Ihre Mitarbeiter:innen legal einstellen, klassifizieren und verwalten können, ohne den Stress und Aufwand einer eigenen Geschäftseinrichtung in einer völlig neuen Region.

Wenn Sie eine PEO wie Horizons nutzen, können Sie Ihre Vollzeitmitarbeiter:innen schnell einstellen, klassifizieren und die Lohnbuchhaltung verwalten, während Sie gleichzeitig alle lokalen Arbeitsgesetze einhalten.

Keine lokale Niederlassung? Kein Problem! Sie müssen sich keine Gedanken über die Gründung einer ausländischen Niederlassung machen. Horizons stellt Ihre internationale Belegschaft in über 180 Ländern ein, verwaltet sie und zahlt sie aus, ohne dass Ihr HR-Team zusätzliche Aufgaben übernehmen muss.

Warum sollte ich einen EOR nutzen, um Auftragnehmer:innen in Vollzeitmitarbeiter:innen umzuwandeln?

Die Nutzung eines Employer Of Record (EOR) zur Umwandlung von Auftragnehmer:innen in Mitarbeiter:innen vereinfacht die HR- und Gehaltsabrechnungsprozesse erheblich. Dies umfasst:

  1. Weniger Verwaltungsaufwand: Indem Sie einem EOR-Anbieter die Verwaltung von HR- und Rechtsangelegenheiten wie Gehaltsabrechnung, Steuerkonformität und Leistungsverwaltung überlassen, kann Ihr Unternehmen die administrative Arbeitsbelastung erheblich reduzieren, sodass Ressourcen effizienter auf strategische Prioritäten verteilt werden können.

  2. Sicherstellung der Compliance: EORs sind Experten für lokale Arbeitsgesetze und länderspezifische Vorschriften und gewährleisten, dass Ihre Umwandlung von Auftragnehmer:in zu Mitarbeiter:in zu 100% rechtskonform ist, wodurch das Risiko einer Falscheinstufung und von Strafen vermieden wird. Bei internationalen Übergängen bringen EORs Fachwissen im Umgang mit den Komplexitäten regionaler Arbeitsgesetze ein und sorgen für weltweite Compliance.

  3. Vereinfachter Prozess: EORs übernehmen alle administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Beschäftigung, wie Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und Leistungsverwaltung, wodurch der Übergang sowohl für den Arbeitgeber als auch für den/die Arbeitnehmer:in reibungslos und stressfrei verläuft.

  4. Schnellere Einarbeitung: EORs können den Einarbeitungsprozess beschleunigen, wodurch die Zeit verkürzt wird, die benötigt wird, um eine:n Auftragnehmer:in in eine:n Vollzeitmitarbeiter:in umzuwandeln, und es ihm ermöglicht wird, schneller zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.

  5. Zugang zu Benefits: EORs verwalten die Bereitstellung von Benefits wie Krankenversicherung, Rentenplänen, Sozialversicherung und bezahltem Urlaub, was den Übergang zum/r Vollzeitmitarbeiter:in für eine:n unabhängige:n Arbeiter:in attraktiver macht.

  6. Risikominderung: EORs übernehmen alle rechtlichen Verantwortlichkeiten als Ihr Employer Of Record, wodurch Ihr Risiko einer Falscheinstufung von Arbeiter:innen reduziert wird.

  7. Kosteneinsparungen: Obwohl die Nutzung eines EOR Kosten verursacht, kann sie 70-90 % kostengünstiger sein als die Eröffnung und der Betrieb einer Niederlassung in einem fremden Land und die Unterhaltung einer internen HR-Abteilung zur Verwaltung des ausländischen Umwandlungsprozesses.

  8. Skalierbarkeit mit globaler Expansionsunterstützung: EOR-Dienste können je nach den Bedürfnissen des Unternehmens leicht hoch- oder herunterskaliert werden, was sie zu einer flexiblen Lösung für die Verwaltung der Belegschaft macht. Für Unternehmen, die in neue Märkte expandieren, können EORs den Prozess der Einstellung und Verwaltung lokaler Mitarbeiter:innen vereinfachen und die mit der internationalen Expansion verbundenen administrativen Belastungen und Risiken reduzieren.

Zusammenfassend bietet die Nutzung eines EOR zur Umwandlung von Auftragnehmer:innen in Vollzeitmitarbeiter:innen einen strategischen und effizienten Ansatz, der die Einhaltung der Vorschriften sicherstellt, administrative Belastungen minimiert und sowohl dem Unternehmen als auch den an der Umwandlung beteiligten Mitarbeiter:innen den Zugang zu einer Vielzahl von Vorteilen ermöglicht

Warum sollte ich mich für Horizons für alle meine Einstellungsbedürfnisse entscheiden?

Die Umwandlung von Auftragnehmer:innen oder Freelancer:innen in Vollzeitmitarbeiter:innen ist eine strategische Entscheidung, die eine sorgfältige Berücksichtigung der rechtlichen Vorschriften erfordert. Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR) und einer Professional Employer Organisation (PEO) wie Horizons kann diesen Prozess vereinfachen und die Einhaltung länderspezifischer Vorschriften sicherstellen. Es ist wichtig, einen EOR-Anbieter mit einer verlässlichen Erfolgsbilanz zu wählen, der während des gesamten Umwandlungsprozesses ehrlich kommuniziert. Zum Beispiel bevorzugen über 1500 globale Unternehmen Horizons, um international einzustellen und in neue Märkte zu expandieren.

Die Umwandlung von Auftragnehmer:innen in Mitarbeiter:innen kann eine kluge Entscheidung für diejenigen sein, die eine engagierte und produktive Belegschaft aufbauen möchten. Indem Sie die Vorteile und Herausforderungen des Prozesses mit einem EOR genau prüfen, können Sie den Weg für eine reibungslose und konforme Umstellungserfahrung für Ihre Mitarbeiter:innen ebnen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie über einen EOR wie Horizons von Auftragnehmer:innen zu Vollzeitmitarbeiter:innen wechseln können?

Wie funktioniert der Umwandlungsprozess von Auftragnehmer:in zu Festangestelltem/r wirklich?

Schritt 1:

Teilen Sie die Details des unabhängigen Auftragnehmers oder Freiberuflers, den/die Sie in eine:n Mitarbeiter:in umwandeln möchten, mit Ihrem Employer of Record (EOR), in diesem Fall Horizons.

Schritt 2:

Der/Die Auftragnehmer:in wird dann informiert und muss einen Arbeitsvertrag mit dem EOR unterzeichnen, der die Bedingungen, Benefits und Vergünstigungen der Beschäftigung darlegt.

Schritt 3:

Der EOR übernimmt alle administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Umwandlung von Auftragnehmern, einschließlich Gehaltsabrechnung, Steuern, Krankenversicherung und Einhaltung der lokalen Gesetze.

Wie kann ich einen Arbeitsvertrag für Auftragnehmer:innen vorbereiten?

Wenn Sie mit Horizons zusammenarbeiten, gewährleisten Sie eine reibungslose, stressfreie Erfahrung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und der Gehaltsabrechnung. Auftragnehmer:innen können innerhalb von 24 Stunden in über 180 Ländern als Vollzeitmitarbeiter:innen an Bord geholt werden.
  1. Vorbereitung eines Arbeitsvertrags: Arbeiten Sie mit Ihrem EOR zusammen, um einen neuen Arbeitsvertrag für den/die Auftragnehmer:in vorzubereiten, der/die in eine Vollzeitstelle wechselt. Dieser Vertrag wird die Aufgaben, die Vergütung, die Benefits und andere Beschäftigungsbedingungen festlegen.

  2. Überprüfung der Gehaltsstruktur: Der Wechsel von Auftragnehmer- zum Mitarbeiterstatus erfordert Anpassungen in der Gehaltsstruktur. Diese Änderungen können Steuerabzüge, Leistungsbeiträge, leistungsbezogene Vergütungen und andere gehaltsbezogene Elemente betreffen.

  3. Brutto-Netto-Berechnungen: Der EOR hilft bei der Berechnung des Brutto-Netto-Gehalts des Mitarbeiters und sorgt für Transparenz bei den Gehaltsberechnungen, Steuerabzügen und Leistungsbeiträgen.

  4. Unterstützung bei der Kommunikation: Der EOR übernimmt die Verantwortung für die Kommunikation der Änderungen mit dem/der Auftragnehmer:in. Dies kann die Erklärung des Umstellungsprozesses, der neuen Beschäftigungsbedingungen und etwaiger Anpassungen bei der Vergütung und den Benefits umfassen.

Welche häufigen Rückmeldungen von Auftragnehmer:innen kann ich erwarten?

Auftragnehmer:innen können während des Umwandlungsprozesses Bedenken oder Rückmeldungen haben. Häufige Bedenkenbereiche sind:

1. Gehaltsstruktur:
Auftragnehmer:innen können Fragen oder Vorbehalte hinsichtlich Änderungen ihrer Gehaltsstruktur haben, einschließlich Abzügen, Steuerabzügen und Sozialversicherungsabzügen.

2. Verlust von Flexibilität:
Auftragnehmer:innen schätzen oft die Flexibilität ihrer Arbeitsarrangements und können besorgt sein, diese Flexibilität als Vollzeitmitarbeiter:in zu verlieren.

3. Änderung der Vergütung:
Auftragnehmer:innen möchten möglicherweise verstehen, wie ihre Gesamtvergütung einschließlich Benefits im Vergleich zu ihren früheren Einnahmen als unabhängige Auftragnehmer:in aussieht.

4. Auswirkungen auf Steuern:
Auftragnehmer:innen können Informationen darüber wünschen, wie sich die Umwandlung in eine:n Arbeitnehmer:in auf ihre Steuern und andere Abzüge auswirkt.

5. Arbeitsplatzsicherheit:
Einige Auftragnehmer:innen können sich Sorgen um die Arbeitsplatzsicherheit machen und eine Zusicherung wünschen, dass der Übergang nicht zu sofortigen Entlassungen oder Personalabbau führt.

6. Klarheit zu Benefits
Auftragnehmer:innen möchten Klarheit über die spezifischen Benefits erhalten, für die sie als Vollzeitmitarbeiter:innen berechtigt sind, wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und bezahlten Urlaub.

7. Kündigungsbedingungen:
Auftragnehmer:innen möchten möglicherweise den neuen gesetzlichen Prozess für die Kündigung einer Vollzeitstelle verstehen. Dies würde Einzelheiten zu Kündigungsfristen, Abfindungen, Urlaubsabgeltung und Abfindungspaketen beinhalten.

8. Auswirkungen auf laufende Projekte:
Auftragnehmer:innen mit laufenden Aufträgen und bestehenden Verträgen müssen möglicherweise klären, wie sich die Umwandlung auf ihre aktuellen Verpflichtungen auswirkt und wie oder warum sie ihre anderen Auftraggeber:innen kündigen sollten.

9. Arbeitstatus:
Auftragnehmer:innen möchten sich über die rechtlichen Auswirkungen der rechtlichen Umwandlung informieren, insbesondere wenn es sich um Änderungen des Beschäftigungsstatus, anwendbare Arbeitsgesetze und länderspezifische Vorschriften handel

Der offene und transparente Umgang mit diesen Bedenken ist entscheidend für eine erfolgreiche Abwicklung des Übergangs und die Beseitigung etwaiger Ängste der Auftragnehmer:innen bei der Umstellung auf Vollzeitbeschäftigung.

Es ist wichtig, dass der EOR und das Kundenunternehmen diese Bedenken ansprechen und eine klare und transparente Kommunikation gewährleisten, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen. Dazu gehört die Erklärung der Vorteile und Vorzüge des Übergangs, wie beispielsweise Zugang zu Mitarbeiterleistungen, Arbeitsplatzsicherheit und gesetzliche Compliance.

Rechtskonforme Einstellung und Umwandlung von unabhängigen Auftragnehmer:innen mit Horizons

Horizons unterstützt Sie dabei, Auftragnehmer:innen und Mitarbeiter:innen weltweit einfach über eine einzige Verwaltungsplattform umzuwandeln, zu verwalten und zu bezahlen. Wir wandeln Auftragnehmer:nnen in Ihre Mitarbeiter:innen um, um das Risiko einer Fehlklassifizierung von Arbeitnehmer:innen und Haftungen zu eliminieren, während wir gleichzeitig die Gehaltsabrechnung und die Benefits für Sie verwalten. Mit Horizons können HR- und Gehaltsabrechnungsteams die Mitarbeiter Steuern automatisch berechnen lassen, ohne selbst aktiv werden zu müssen.

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